HSPの人で、仕事でのメールの送信が苦手という人はどう対処すればよいのか?

こんばんは、愛志です。

今回は、仕事でのメールの返信が苦手で苦しんでる…。どう対処すればいいのか分からない。

そんなHSP気質の人向けに、その理由と対処方法の記事を作成していこうと思います。

 

これも、ものすごくHSPあるあるだと愛志は思うねー。

自分も受信専門のコールセンターに勤めていたころ、メールでのやり取りもあったのでわかります。

上司から「メール来たから、誰かメールの送信してくれない?」って言われた時、

本当に「やりたくない…絶対やりたくない…」と思ってしまう程度には苦手だった。

 

自分がやることになると、30分~1時間はメール返信に使ってしまうんだよね。

しかも文章を作成するのが苦手で、いつも構成を練るだけで四苦八苦してた感じだね。

ただコレには、HSP気質ならではな、理由があるんだよね。

では、その理由も含めて、どうすれば解消できるのか、一緒に学んでいきましょう!

 

HSPの人で、メールを送信するのが苦手なのは何故?どう対処すれば良い?を答えていくよ

HSPの人は、なぜ仕事でのメール送信が苦手という人が多いのか?

 

HSPの人って、与えられた課題(今回ならメールを送る作業)について、深く物事を考える癖があるんだよね。

かつ、繊細かつ共感性が高いから、相手からの評価もものすごく気にしてしまうんだよね。

さらにそれに、生真面目で完璧主義な要素も備えてるから、100%完璧なメールを作成しようとする。

なので送信するのに時間がかかるから、苦手意識を持っちゃうんだと思う。

 

メールの送信する文面を、作成した際に、一度その文面に目を通すと思う。その時に、

「この言い回しは正しいんだろうか…間違ってたら相手に非常識な人間だと思われないだろうか…」

とか、「これだと文章が長い気がする。短くしないと。でも短いと相手に伝わらないかも…どうすれば」みたいな感じで、かなり文面の作成に悩み苦しむんだよね。

 

文章の改行に、句読点、敬語の使い方から、全体の見栄え、長文になってないかとか、

生真面目で完璧主義な性格故に、

全てが完璧な状態になるまで、なかなか送信をすることが出来ないんだよね。

下手すると、1個メールを送信するのに、

30分とか1時間、下手すると2時間かかるなんてこともあるみたいだね。

 

送信を押した後も、

「今のメールによって、相手先の会社の人を怒らせてしまったらどうしよう…」とか、

「不親切なメールを送ってしまってないだろうか…やり直せたら…」

みたいに、送った事への「罪悪感」を今度は感じてしまうんだよね。

 

このように、HSP気質故に、

文面の作成⇒送信⇒相手が読むという、メールのすべての工程において、

悩み苦しんでしまうために、「苦手」という人が多いのだと愛志は思う。

 

では、HSPの人は、どうすればメールの送信に苦手意識を持たず、

スムーズに対応できるようになるのか?一緒に学んでいこうと思います。

 

「まずは送信してみる」という事が大事

 

「まずはメールの送信をしてみる」という事が大事かと思うよ。

 

HSP気質の人って、どうしても深く物事を考える癖や、共感性の高さから、

「これだと長文すぎるだろう…」とか「この言い回しは相手は理解できないだろう…」

「まだ必要な情報が足りてないかもしれない…」

とか作成していく中で、思っちゃうんだよね。

 

でも、メールって基本1発で絶対完結させなきゃいけないっていうルールは無いんだよね。

確かに企業さんによっては、体裁にのっとって完結にというのはあるかもしれないけど、

メール自体は基本「相手とのやり取り」の為のツールなんだよね。

だから、そもそも相手から不明な点や質問があれば、返事が返ってきちゃう。

 

なので、100%完璧なメールを1発で送ろうとは思わないで、

「とりあえず相手に送ってみよう」という気持ちで送信しちゃって大丈夫だと思う。

 

そんな事言っても上司に後で、送信本文見られたら怒られるかも…

 

「自分の文面では上司に後で確認された際に、怒られるかもしれない…」

というHSP気質的な気持ちもわかるんだけど、

逆にいつもいつも1時間とか2時間かけてメールを送っていては、

そっちの方が上司の怒りを買う可能性が高いと愛志は経験上思います(経験あり

 

それであれば、「とりあえずまずは送信してみる」

ある程度会社の体裁に乗っ取れて、自分で送信していいなら「送ってみる」

これでタスクが一つ消えるわけじゃないですか。

 

そしたら落ち着いて、小休憩を取るなりして、次の仕事に取り掛かれるよね。

いつまでも、その「メール送信上司に聞くべきだろうか…どうしよう…」

「まだ遅れてないよ…送信が押せない…。ほんとどうしよう…どうしよう…」

と悩みを抱えて、パニックになるより、

送ってまずは手放して、心に余裕を持たせておくのも大事かと思う。

 

その後、上司に確認されて怒られても、

それをしっかり学び取って次に生かす事だけ考えよう。

心に余裕が無いとね…上司に怒られた際も「怒られた」って事だけしか頭に入らないんだよね~。

 

HSP気質の人で、仕事で失敗をしてくよくよ引きずってしまう場合、どうすれば良いのか?
こんにちは!愛志です。 今回は、仕事で失敗(ミス)して、その後くよくよ引きずってしまう場合、 どのようにして対処すればいいのかわからない…。そんな人向けに記事を書いていこうと思います。 愛志もHSP気質持ちなので、...

万が一怒られて、引きずってしまう場合、対処法も上記に記載してあるので、

そちらも合わせて確認していただければと思います。

 

同じ部署の周りに人に確認してもらうのもアリ!(愛志の経験から抜粋)

 

もうどうしても一人では送信する勇気がない場合、

同じ部署の周りの人に「このメール内容どうかな?」と聞いて確認してもらうのもアリ!

意外とHSP気質の人って、環境に対して敏感で、他人の気持ちを考えがちだから、

周りに相談できないって人がいると思う。

「自分の仕事なんだから…全部自分でこなさなきゃ」って思うかもしれないけど、

案外と相談してみると、軽く「OK!」ってしてくれる事があるんだよね。

 

HSPの人って「自分の悩むことは他人には理解できないだろう…」と決めつけ思考(レッテル思考)

になりがちなんだけど、HSPでも、非HSPでも疑問に思うものは思うんだよね。

ただ、HSPの人は、深く考える力があるので、どの程度気が付くとか、

他人に共感する力があるので、相談や解決にかかる時間が違う…というのはあるけど。

 

で、同じようにメールで悩んだ経験があって、いいアドバイスがもらえるかもしれないんだよね。

なので、周りに相談できる環境下なら、頼ってみるのもアリだと愛志は思う。

 

相手からの返信メールが冷たい、怒ってるように感じる場合、「会社のメールである」という事を認識しよう。

 

こちらがメールを送信し、相手からメールの返答が帰って来た際に、

相手の返信内容が冷たい。怒っているように感じる場合の対処法です。

まずは、「会社のメールである」ということを、意識するようにしよう。

 

HSPの人って、共感性が強いから、文面でも相手がどう思ってるのか?

伺ってしまう傾向があるんだよね。

そうすると、内容がちょっと冷たいように感じたり、怒ってるのでは?

と思えるようなメール返答に出会うことがあると思う。

けど、今見てるメールは「会社へ送られてきたメールである」ということをその際意識してほしいと思う。

 

というのも、普段、日常の中で読者さんは、TwitterやLine Facebook、Instagram

Skypeや、その他5chの掲示板など、

様々なコミュニケーションが取れる媒体で、言葉のやり取りをしてると思うんだよね。

で、絵文字や顔文字、スタンプなど色々相手の顔色をうかがえる手段もあると思う。

けど、会社内のメールや、社内メールって、基本文面だけじゃない?

 

その場合って、普段私生活で見慣れてる、相手からの返信と比べると、

ずいぶん簡素なものになるんだよね。

なので、メールが簡素に見えても、別に怒ってるとか冷たくしてるとは限らないんだよね。

 

相手のメール内容をみて「うわぁ…怒ってる…ヤバいかもしれない…」と焦る前に

今一度、私生活目線でメール本文を見てないか、確認してみよう。

相手も社内のルールに乗っ取り、ビジネスマナーを意識して送信してるだけかもよ?

そこを意識出来ると、変に苦手意識をもったり、焦らずに済むかと思うよ。

 

今回の記事の参考書籍およびメディア

 

⇒ 「HSP」で「ひきこもり」だけど私は元気です。

 

今回の参考書籍は、かほりさん著書+HSP専門カウンセラー武田友紀先生監修、

「HSP」で「ひきこもり」だけど私は元気です。を参考にさせていただきました。

 

【確かに】HSPがLINE・メールを苦手な理由/オンライン気疲れの原因について

メディアは、YoutubeのココヨワチャンネルのRyotaさんの動画、

【確かに】HSPがLINE・メールを苦手な理由/オンライン気疲れの原因について

の項目、「顔文字について」を参考にさせて頂きました。

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